数字化政策和程序

原因:任务

格拉迪斯·马库斯图书馆特别收藏和学院档案的人员 时装技术学院| SUNY (最靠谱的娱乐平台十大平台 | SPARC)负责安排, 在资源允许的范围内保存并开放其资产 尽可能多的听众. SPARC人员认识到这种增长 对数字化重组材料的需求以及所有人都能享受到的许多好处 各方从获取和创建数字资源,并使他们可用 长期的.

无论是在政策还是原则上,SPARC人员都尽可能地坚持 图书馆等权威机构制定的标准和最佳操作方法 of Congress and its National Digital 图书馆 Program; the Bibliographical Center for 研究; the Western States Digital Standards Group Digital Imaging 工作小组; 以及纽约州档案馆. 事实上,下面的大部分语言都是这样的 并在有需要时进行编辑.

SPARC还努力举例说明定义的可信数字存储库的特征 图书馆研究小组. 作为一个可以满足需求的存储库而被信任 以及用户的期望,数字存储库必须:

  • 承担数字资源长期维护的责任 为其存款人和当前及未来用户的利益;
  • 拥有一个组织系统,它不仅支持存储库的长期生存能力, 还有它所负责的数字信息;
  • 展示财政责任和可持续性;
  • 按照公认的惯例和标准设计系统 确保存放物料的持续管理、存取和安全 it;
  • 建立满足社区期望的系统评估方法 诚信;
  • 履行对存款人和用户的长期责任是值得信赖的 openly and explicitly; and
  • 是否有可审计和度量的策略、实践和性能.
     

什么:数字化选择标准

有目的的数字化

如果模拟图像或集合满足以下一个或多个条件,则 it is a strong candidate for digitization; once captured, it should be added to the 数字存储库,包括所需的描述性和技术性元数据. 尽可能多地加入 作为资源所允许的可选元数据.
  

  • 访问的使用/需求:高需求频率或高检索成本
  • 原始尺寸、不寻常尺寸或笨重尺寸
  • 格式:地图,照片,印刷品,素描,绘画,剪贴簿,明信片等.
  • 高内在价值
  • 明确材料的所有权和版权,或易于授予许可
  • 视觉冲击
  • 物理不稳定性:由于损坏或易碎而不能使用的物品; 存储在不稳定介质上的项目
  • 文档类型的典型示例
  • 历史意义:高价值的研究资料
  • 影响深远的物品或收藏品

这些标准也为选择数字化资助材料提供了指导 提案和在线展览活动.

按需数字化

如果研究人员要求数字化图像,只要资源允许(时间,人力, 货币等.),然后将文件添加到数字存储库,包括所需的描述 技术元数据. 在资源允许的情况下添加尽可能多的可选元数据. 考虑 并记录要求的材料适合更大的背景,并让它 作为附加程序化数字化的指南.

第1部分:LoC建议的一般原则如何

  • 保留模拟版本的数字重新格式化的项目,直到有信心 数字数据的生命周期管理将确保访问时间, 或更长,模拟版本. 模拟版可能是原项目,纸张 传真或缩微胶片复制,并可能在数字复制后被限制使用 是可用的.
  • 确保妥善处理和处理原件,并与策展人合作, 推荐官员和其他人员做出解除约束、住房、 及相关事宜.
  • 在数字格式化工作中尽量减少对原件的处理,以确保达到最佳效果 数字捕捉的原画完好无损,以及原画的寿命 项目,特别是如果它是作为模拟版本.
  • 确保数字母文件将允许广泛的未来使用,包括 通过采用适当的标准和最佳实践,计划交付阶段.
  • 捕捉技术上可行和经济上可行的最高质量的数字图像 适合规模化生产,同时优化寿命潜力.
  • 存档一个数字主文件,该文件不包含或最小化引入的工件 通过重新格式化过程,只要有可能.
  • 确保所有材料的完整性,数字化重新格式化到一个标准 与用于保存缩微胶卷的方法相当.
  • 优化基于纸张的文本材料的数字图像,以用于创建新的纸张 适当时传真.
  • 使用经济、自动化的方法以最少的成本创建机器可读的文本 编码以提供可搜索文本的访问,并允许将来扩展使用 在适当的时候进行编码.
  • 在结构、管理和描述方面采用标准和最佳实践 将优化互操作性并促进生命周期管理的元数据 数字对象的.
  • 用MD5校验和(或类似工具)记录数字主文件内容并使用 通过备份和迁移来保证主文件的数据完整性. 适合| SPARC 使用MS Excel数据库记录所有数字存储库的相关文档 资产.

第二部分:数字数据的生命周期管理

Creating digital images is only the beginning; they require long-term management that 必须多管齐下以确保长期的易读性和完整性. 重要的 需要考虑的要点包括:

  • 媒体寿命:存储数字数据的媒体;
  • 环境条件-储存和使用储存介质的条件;
  • 储存及处理储存数码档案的媒体;
  • 软件和硬件需求——确保寿命和可用性所需的工具 of digital data and metadata; and
  • 工作流需求——确保寿命和可用性所需的策略和实践 所有的数字数据,元数据和工具.

第三部分:技术标准和流程

一般原则

  • 根据源材料的性质,以最高分辨率进行数字化.
  • 以适当的质量进行数字化,以避免再次数字化和重新处理 未来的祖先.
  • 数字化的原始或第一代(i.e.,负片而不是印刷)的 源材料,以达到最佳质量的图像可能. 以艺术版画为例, 冲洗后的印刷品被认为是原始作品. 保护问题可能会阻止 数字化原始底片.
  • 创建并存储可用于生成代理映像文件的主映像文件 并满足当前和未来用户的各种需求.
  • 使用非专有的系统组件.
  • 使用符合标准的图像文件格式和压缩技术 文化遗产界.
  • 为服务器上的所有文件创建备份副本,并采用异地备份策略.
  • 为图像文件或集合创建有意义的元数据
  • 将数字文件存放在适当的环境中.
  • 必要时监控数据.
  • 记录跨技术世代传输数据的迁移策略.
  • 规划未来的技术发展.
  • Evaluate routinely all preservation elements for accessibility/readability; document 发现
  • Store identical copies of all Masters off-site (Work on reciprocity agreement; local 或者不是在纽约?)